Да задвижим нещата

Da zadvijim neshtata

Изкуството да сме продуктивни без стрес

Каква е основната тема на книгата?

Каква е тайната за лична и професионална продуктивност? В своята книга „Да задвижим нещата: Изкуството да сме продуктивни без стрес” Дейвид Алън споделя с читателите своя метод за постигане на максимални резултати с минимални усилия. Техниката „Да задвижим нещата” е създадена от самия Дейвид Алън. Той показва как лесно да обработваме огромното количество информация, която ежедневно ни залива. Този начин на работа помага на хората да установят контрол върху дейностите и да управляват времето си по-ефективно.

Книгата включва насоки за читателите относно използването на дигиталните инструменти и организиране на електронни пощенски кутии. Методът също така помага на хората, които имат повече лични от професионални задачи. Предлаганите в книгата стратегии могат да бъдат приложени частично или изцяло.

Системата „Да задвижим нещата“ доказва своята висока ефективност при различни видове фирмена и лична организация. Тя започва с пет стъпки за планиране на работния процес: улавяне, яснота, организация, мислене и действие. След това се въвеждат принципи и процеси като четирите критерия за избор на действие, оценка на работата, преглед на работата и други. До края на книгата читателят ще разбере как ефективно да използва инструментите за създаване на системи, файлове и списъци. Те са необходими за улесняване на ежедневните дейности и задачи.

Съвременната работна среда се характеризира с по-голяма организация, неясно определени изисквания относно работата и много различия между продуктите. Напредъкът в електронната комуникация и икономическите фактори значително променят начина на планиране на работата.

В повечето страни работната среда е по-динамична и по-малко структурирана, отколкото в миналото. Има много причини за този нов хаос. Една от тях е пренасочването на съвременните икономики от производството към сферата на обслужването. Второ – икономическите последствия от рецесията през 2008 година. Други причини са напредването на цифровата комуникация и нарастващата оптимизация на процесите, както и увеличаването на базата данни.

Напоследък се изисква от хората да вършат много повече неща от описаните в длъжностната им характеристика. Обикновено се очаква от един служител да поеме отговорностите на няколко други. За една съвременна компания е важно служителите й да могат да изпълняват повече от една дейност. Разбира се, предоставят се повече начини за завършването на тези задачи и по-голямо място за творчески решения.

Тази книга ни помага да разберем какво ни дърпа назад, как да избистрим ума си и да придобием ясна картина за ситуацията около нас.
Ако методът „Да задвижим нещата” се прилага систематично, може да помогне за повишаване на продуктивността и намаляване на стреса в работата.

Какво друго ще научите от „Да задвижим нещата: Изкуството да сме продуктивни без стрес”?

Дейвид Алън определя всичко, което трябва да се свърши на работното място като „интелектуален труд”. От служителите се очаква да имат нови идеи, а не просто да сглобят нещо или да отговорят на телефонно обаждане. В интелектуалния труд няма един начин за решаване на проблемите. Важно е правилно да се координират ресурсите и хората, така че те да предложат възможно най-доброто решение. Това изисква различни умения за управление на задачите и вземане на решения. Човек се нуждае от напътствия коя задача да завърши първа, как да изпълни работата, какви ресурси да използва.

Външните инструменти, известни още като „външен мозък”, могат да намалят тревожността и стреса. Те спират ума от непрекъснато напомняне за нещата, които трябва да се направят. Дигиталните инструменти разширяват приложението на „външния мозък”.

Когато хората не си пишат бележки или не правят списъци със задачите, това излишно натоварва мозъка. Не е правилно човек да разчита на ума си, за да запомни всичко, което трябва да извърши. Това води до забравяне на някои от нещата или създаване на излишен стрес. Мозъкът постоянно се тревожи за това, което трябва да се направи и все още не е завършено. Има достатъчно ресурси и инструменти, които могат да напомнят за задачите без да затормозяват мозъка. Методът на Дейвид Алън подкрепя създаването на списъци със задачи и записването на информация. Много е важно събирането и обработката на дадената информация.

Днес има огромен набор от външни инструменти за запаметяване – външна памет, флаш памет, компактдискове, различни приложения и програми. Продуктите на Гугъл Глас (Google Glass) и на Майкрософт ХолоЛенс (Microsoft HoloLens) са създадени, за да напомнят за събития и задачи, точно на определеното време. Те също така изчисляват маршрута и времето за пътуване до дадено събитие. Има и различни мобилни приложения за смартфони, които помагат при планирането на задачите, записването на бележки и оптимизирането на времето.

Неправилното улавяне на задачите е основна причина за тяхното неизпълнение. Много от поставените цели и задачи се изплъзват и никога не биват завършени. Една от идеите на метода „Да задвижим нещата“ е да улавяме задачите като ги записваме. По този начин няма да забравим или да пропуснем някоя. Това гарантира, че нищо няма да остане незабелязано. Съвременната работна среда разполага с разнообразни ресурси и инструменти за действие.

Входящата кутия на електронната поща е типичен инструмент за систематизиране на задачи. В нея обаче има много пропуски. Електронната поща в днешно време съдържа хиляди имейли, организирани по много различни начини. Важни задачи могат да бъдат забравени, защото са отишли назад в кутията и са извън полезрението. Служителите могат да пропуснат имейл за дадена работа, която са обещали да изпълнят или идея, която е останала назад в имейла.

Улавянето на задачите всъщност е записването им на няколко места. Процесът е лесен и бързо приложим. Например получава се имейл със задача. След това е добре тази задача да се запише на лист, да се сподели с колеги, да се закачи на таблото със съобщения и на други места. По този начин се гарантира, че задачата няма да се пропусне и да остане незабелязана. Добре е задачата да бъде видима в продължение на 24 часа. Така тя се възприема по-лесно зрително и е трудно да се забрави. Книгата ни учи на конкретен модел за ежедневна работа. Описаните стъпки са ясно и подробно обяснени и напълно приложими в живота.

Професионалното планиране не винаги става по начина, по който се подготвят личните задачи. Най-добрият начин за справяне с ненужното напрежение е да се структурира процеса на планиране по познат начин.

В днешно време има безброй източници за напомняне на задачи и средства за по-добро планиране. Въпреки това, хората не са така организирани, както трябва да бъдат. Лошата организация и слабото планиране водят до стрес и безпокойство. Те от своя страна са пречка за развитието на нови идеи и вземането на правилни решения. Също така възпрепятстват добрата работа.

В бизнеса акцентът се поставя върху скоростта. Лидерите искат от служителите си да мислят бързо и постоянно да имат нови идеи. Ако не се отделя достатъчно време за проучване и планиране на дадена дейност, това пречи на творческия процес. Добри проекти и задачи се провалят поради липса на време или недостатъчна комуникация между участниците. Това се случва, когато всички са съсредоточени върху крайния срок или върху първата задача от списъка. Така често се пропуска възможността за създаване на нещо ново с помощта на целия екип.

Творческите идеи и стратегии са тези, които са естествени за човешкия ум. Планирането на проекти и задачи е по-добре да се прави от повече хора заедно. По този начин ако един човек зацикли и не знае как да продължи, останалите от екипа ще му помогнат. Така никой не чувства натиск върху себе си да планира и организира всичко сам.  Работата в екип е много важна за успешното завършване на задачите.

Преди да се приеме дадена задача като напълно завършена, трябва да се изпълнят няколко допълнителни дейности. Това е изключително важно за цялостния процес.

След като задачите бъдат систематизирани, те трябва да бъдат напълно завършени. Когато дадена задача е приключена, има още неща, които трябва да се направят. Например проверка от оценителите на проекта, фактуриране, плащания към доставчиците и други. Не можем да задраскаме задачата като завършена докато не стигнем докрай. Има няколко финални действия, които трябва да се направят преди цялостното завършване.

Тези последващи действия са необходими за почти всяка задача. Те гарантират, че работата е напълно завършена. Да предположим, че някой коси тревна площ. След приключването трябва да се провери горивото в косачката. Така ще се разбере дали има нужда да се зареди с бензин преди следващото косене. Друг пример е назначаването на нов служител. Последващите действия са проверка как се справя този работник след един месец. Ако има успех в работата, служителят може да се повиши и да поеме по-висока длъжност.

Да се избере коя да бъде следващата цел и задача не е трудно. Важно е да се улови, организира и завърши дадена работа. Така следващата ще дойде напълно естествено.

Компютрите използват ясни правила, за да решат коя дейност да извършат първо. Ефективната работа зависи от мощността на процесора, паметта и живота на батерията. Има разбира се и други показатели. Компютрите нямат безкраен ресурс и памет. Те избират да завършат задачите си една след друга. Това е по-ефективен метод, отколкото да започнат много дейности и да не завършат никоя от тях.

Хората също като компютрите не могат да завършат задачите си ако нямат достатъчно енергия или време. По-ефективно е да се изпълняват задачи, за които се разполага с нужното оборудване в момента. Не е възможно да се принтират листа по време на полет или в хотелска стая. Наличното оборудване е важно за изпълнението на дадена задача.

Много често е необходимо да работим върху задачите, за които в момента имаме нужните материали и инструменти. Може да преместите дадена задача, докато имате възможност да я завършите. Невинаги е възможно да се изпълнява последователно работата от списъка. Понякога се налага разместване в зависимост от наличното оборудване и инструменти.

Източник: Allen, David. „Getting Things Done: The Art of Stress-free Productivity“, Hachette UK, 2015. 352 p.

Чуйте ключовите моменти от световноизвестни заглавия в Бързи Книги - първото мобилно приложение за аудиорезюмета на книги в България.

Свалете приложението Бързи Книги безплатно сега:


Прочетете още: Истини и митове за успеха

Най интересното от седмицата в MADAMSKO: