Учете се и от грешките, и успехите си
7 съвета за продуктивност, с които можем да улесним живота си и да увеличим успехите си при изпълнение на служебните задачи
Мултитаскинг и жонглриране с много задачи и проекти, координиране на комуникация с различни колеги и екипи – всичко това изглежда вълнуващо, но често може и да е много изтощително. Умението да приоритизираме или да делегираме задачите в списъка е изключително ценно, но дали успяваме наистина да го усвоим? Колко често си казваме „Докато го обясня и вече ще съм го свършил.“? Има ли начин да успокоим препускащия работен ритъм и да изпълним задачите си така, че наистина да сме удовлетворени в края на деня?
Направете срещите по-ефективни
Всички сме били част от работни срещи, които или не е имало нужда да се случват, или са продължили по-дълго от необходимото. Такива срещи наистина могат да развалят потока на работния ден и да нарушат продуктивността ни. Можем да увеличим успехите си като направим срещите по-ефективни.
- ограничете разговора по време на срещата: целта е да направите срещата възможно най-къса. Не искате да стоите с часове и да слушате какво са правили всички през уикенда, докато можете през това време да си изпълните крайните срокове. Вместо това, направете списък със темите на срещата, обсъдете ги в рамките на разумно време и позволете на колегите ви да си тръгнат след като времето надвиши зададения час.
- работете на заден план: ако колегите ви имат задачи, които биха могли да свършат докато се провежда срещата, нека го направят. Например, програмистът може да пусне кода си да се тества, някой друг може да разпечатва нужната документация или просто да отмята някои задачи, докато участва в срещата. Разбира се, това е добре да са задачи, които не изискват прекалено много концентрация. В противен случай те няма да могат да участват пълноценно в срещата. ако има ежедневни задачи, които могат да се изпълнят през това време, нека ги приключат.
- записвайте срещите: записването на срещите ви и качване на срещата на достъпна локация, ще позволи на колегите ви, да се върнат назад към срещата когато имат повече време. Въпреки че искате колегите ви да представят работата си в определено време, хората, които няма нужда да говорят, но трябва да са наясно със работата, не е необходимо да се придържат към строгия график. Вместо това, ако имат възможност да погледнат срещата в удобно за тях време, това може да им помогне да структурират по-добре работният си ден.
Предайте определени задачи
Добрият мениджър знае кога да поеме определени задачи, и кога да ги предаде или раздели сред колегите си, като по-ефективна опция. Ако голямата задача на екипа може лесно да бъде разделена на по-малки задачи в групата, това ще ускори процеса.
За наистина продуктивен метод, можете да разпределите работата според уменията, давайки по-малко сложните задачи на по-новите членове на екипа, а по-сложните – на по-успешните. Разбирането на това как работи екипа ви и трудностите в проекта, може да ви помогне да разпределите задачите по възможно най-продуктивния начин.
Ограничете прекъсванията и разсейванията
Въпреки че казахме, че социалните прекъсвания и кратките почивки могат да са наистина полезни за мотивацията ви, не бива да позволявате разсейванията да стават прекалено дълги. Колегите ви лесно могат да прекъснат мисловният ви процес или да ви задържат в прекалено дълъг разговор. За да избегнете такива ситуации, може да затворите вратата на офиса си, когато имате нужда да се фокусирате. Можете да сложите знак “Не съм на разположение” на платформите за съобщения или дори да сложите слушалки, за да избегнете разговор. Слушането на музика може да бъде разсейване само по себе си. По тази причина може да изберете слушалки, които изолират шума около вас.
Да знаете кога да си тръгнете от разговор с колега може да е сложна за справяне социална ситуация. За да се справите с нея, отделете времеви периоди от деня си, за социални срещи. Това може да ви помогне да се връщате към работа, тъй като другите ще знаят, че сте заети.
Научете се да казвате по-често “не”
Може да бъде трудно да казвате “не” на работното място. Вашите работодатели ви плащат, за да се справяте с проблеми, така че трябва да казвате “да”, нали? Ами, не е точно така. В действителност, когато сте започнали работа ви е дадена работна характеристика и ако допълнителните задачи, не са включени в нея, значи не ви се плаща, за да правите тях.
Разбира се, може задачата да е лесна и да не е проблем. Въпреки това, отнема време от реалният ви проект и за това трябва да се научите да казвате “не”. Същото може да се отнася и за споделената работа. Ако сте затрупани с работа и мениджъра ви ви помоли да се заемете с още няколко задачи, помислете дали ще можете, преди да кажете да. Дори да е част от работната ви характеристика, ако няма да успеете да се справите със задачата навреме, тогава по-добре не са заемайте с нея.
Да знаете реалните измерения на работния си товар може да ви помогне да управлявате времето и способностите си. Добре е да вземате допълнителни задачи, ако знаете че, реалистично, ще сте в състояние да ги изпълните навреме. Ако не, просто ще трябва да балансирате повече робота, намалявайки продуктивността си във всички посоки.
Успехите са в преките пътища
Ако намерите успешен пряк път в работата си, това ви позволява да запазите същото ниво на качество и безопасност. В същото време това ви позволява да работите по-бързо, непременно си го отбележете. Преките пътища могат да бъдат съвсем прости. Като да натиснете “Ctrl – A” едновременно, за да подчертаете документа си, или да автоматизирате целия си бизнес.
Все пак, за да бъде действително ефективен един пряк път, трябва да се уверите, че може да се прилага в различни ситуации. Ако прекия път може да се използва само един или два пъти, или може да се използва само от половината работещи, тогава не спестява време. Той не е толкова полезен, колкото може би предполагате.
Трябва да се уверите, че всички знаят как да използват прекия път. Нужно е да тествате, дали няма да пречи на качеството на продукта. Това може да отнеме известно време, докато се усъвършенства, за да сте сигурни, че веднъж приключен, действително ще съкращава време от първоначалния метод.
Наспивайте се
Въпреки че съветите ни, като цяло, са свързани с преорганизиране на работния ви режим, няма да можете да постигнете нито едно от тях, ако не се грижите за себе си на първо място. Ако стресът ви държи будни, няма да можете да се фокусирате върху работата си. Това ще доведе до повече тревожност и един непрекъснат цикъл. За да нарушите този цикъл и да повишите своята продуктивност следвайте тези три стъпки :
- Тренирайте – на първо място, най-бързият начин да възвърнете контрола върху съня си е да тренирате. Физическата активност е лесен начин да се отпуснете, което ще доведе до понижаване на нивата на стреса. В идеалния случай е добре да тренирате поне 2 часа на ден. Не само, че ще можете, метафорично, да се преборите с демоните си, но също така ще бъдете изтощени от упражненията. Това ще ви помогне а заспите по-лесно.
- Хранете се здравословно – приемането на по-малко захар, пиенето на по-малко кафе и хранене със свежи храни, ще помогне на тялото ви да има повече енергия. Това усещане на мудност може да ви успива, но реално ви пречи да се наспите. Когато тялото ви преработва некачествената храна, то абсорбира захарите, които ви държат будни през нощта. Ако ги премахнете от хранителния си режим, ще помогнете на тялото си да възвърне баланса си.
- Говорете за проблемите си – ако продължавате да не можете да заспите след тези промени, нивата ви на стрес може би все още са прекалено високи. Може би ще ви е от полза да поговорите с ваш колега за тези проблеми. Разговор с някой, който разбира проблемите ви, ще помогне да не се чувствате самотни. Дори може да ви помогнат да преразпределите работата, така че не цялата да е ваша задача.
Учете се и от грешките, и успехите си
Въпреки че всички знаем как да се учим от грешките си, често забравяме да се учим от постиженията си.
Когато нещо се обърка, даваме най-доброто от себе си, за да сме сигурни, че няма да се повтори. Това е класически начин да се провокира продуктивността. Така елиминирате пътеки, които биха довели до проблеми, веднага щом ги разпознаете като такива. Но когато нещо се получи добри, също може да е полезно. То ще задвижи останалата част от работния ви товар в същата положителна посока.
Ако някой се появи със стратегия, която доказано, ще доведе до успех, трябва да я предложите и на останалата част от екипа. Така ще видите дали същия успех може да бъде повторен. Това е подобно на съвета за “повторяемите преки пътища”, който споменахме по-горе.
Казвайки това, трябва и да можете да определите защо нещо е станало успешно. Самото повтаряне на един успешен процес може да не даде желаните резултати, ако основната причина за успеха не е определена. Подобно на това, ще забележите, че настройването на тази щастлива случайност може да подобри нивата ви на продуктивност още повече.
Фотокредит Unsplash
