7 съвета как да бъдем по-продуктивни на работа
Да бъдеш продуктивен на работа е повече от стоене на бюрото и кликане с мишката по задачите в календара.
Необходимо е да вложим активна енергия в конкретна цел и да разрешим определената задача, за да постигнем тази цел.
Въпреки че звучи лесно, много хора се борят с това, да запазят фокуса си по време на работа. Може задачата да е скучна, мислите ни да са някъде другаде, а може и просто да нямаме енергия, за да свършим каквото и да е.
Селина Чапман от британската компания за подбор на персонал Sammons Recruitment Group дава 7 важни съвета за постигане на по-голяма продуктивност в процеса на работа. Може да ги поизменим леко, за да съвпаднат с нашето поле на работа, но със сигурност могат да доведат до резултат.
Правете редовни почивки
Може да изглежда контрапродуктивно, но редовните почивки могат да ни помогнат да се фокусираме по-добре. Проучвания показват, че вземането на “микро почивки” дава време да се осъзнае даден проблем или задача.
Когато се върнете към задачата, тя изглежда по-малко трудна. Това е защото мозъка ви е работил върху нея, докато вие сте били разсеяни. Микро-почивките не са по 30 минути или по цял час, като обедната почивка. Вместо това са по няколко минути. Може да си вземете микро-почивка докато отивате до тоалетна или си правите чаша чай. Краткото време далеч от работата е всичко от което имате нужда, за да се пренастроите и да се заемете със задачата пред вас.
Сходен ефект имат социалните почивки. Освен, че ви дават време да помислите, те ви помагат и да отпочинете. Разговорите с колега докато си правите кафе носи много повече позитиви, отколкото някои старомодни работодатели смятат. По време на кратката ви социална почивка ще намалите стреса чрез свързване с общността, споделяйки тревогите си с колега, който би разбрал проблема. Дори да не стигнете до решение в толкова кратък разговор, може да е достатъчно да задвижите уменията си за решаване на проблеми.
Работете по една задача в даден момент
Когато имаме много задачи, с които трябва да се справим, може да се почувстваме претоварени или неспособни. Като се опитваме да наваксате с всички тях едновременно и осъзнаваме всеки наближаващ краен срок, без съмнение ще достигнем точката на прегаряне.
Бърнаутът е състояние в което губите способност да работите нормално, все едно цялата ви енергия е изчезнала. Може да станете емоционални, отчуждени или да откажете да работите. Вместо да се опитвате да се справите с всичко едновременно, трябва да се опитате да се фокусирате върху една задача в настоящия момент. Ако вложите цялата си енергия само в една задача, ще можете да я приключите много по-бързо отколкото ако се опитате да свършите всичко едновременно.
Не можете да отговорите адекватно на въпрос, ако има три други въпроса, които се опитват да привлекат вниманието ви. Ако разхвърляте вниманието си по този начин, много по-трудно ще стигнете до решение. Не е нужно да мислите за няколко идеи едновременно. Фокусирането само върху една задача позволява на мозъка да се концентрира върху темата. По този начин ще ускорим мисловният си процес и следователно продуктивността си.
Спрете да правите няколко неща едновременно
Каквото и да мислите, истината е, че никой не може да прави няколко неща едновременно. Да правите повече от едно нещо в даден момент (особено, ако е сложно) няма да ви направи по-бързи. Вместо това ще трябва да удвоите времето, което ви е необходимо, за да изпълните всички задачи. Това се получава, защото умственият ви процес ще се забави, тъй като мозъкът ви ще се опитва да се справи с два проблема.
Въпреки че мислите, че вършите две неща едновременно, всъщност превключвате от едната идея към следващата. Може да го правите в бърза последователност, докато “жонглирате” задачите, които имате, но не работите по тях едновременно.
В проучване, направено през 90-те, изследователите Роджърс и Монсел открили, че хората, които трябвало да направят две задачи едновременно се нуждаели от двойно повече време от тези, които извършили задачите една след друга. По-интересното е, че дори тези, на които им било казано да преминават от едната към другата задача през определен интервал, били също толкова бавни. Това показва, че когнитивните затруднения са причинени от смяната в задачата, а не в хаотичната структура на ума.
Ако планирате да работите 1 час върху една задача, а след това 1 час върху друга задача, пак ще ви отнеме повече време отколкото бихте имали нужда, ако приключите с едната задача и след това преминете към следващата. За да сте по-ефективни, работете по една задача в даден момент.
Започнете с големите задачи
Пренебрегвайки крайните срокове, с които идват задачите, първата, с която трябва да се заемете е най-голямата. Веднъж приключили с нея, ще можете бързо да изчистите останалите по-малки задачи. Най-голямата задача често отнема най-много време, и въпреки че може да изглежда по ефективно да приключите първо с по-малките, за да “свършите някаква работа, все пак”, в действителност вземате това време от голямата си задача.
Ако можете да посветите два часа на ден на голямата задача, докато малките продължават да се трупат, тогава никога няма да успеете да приключите голямата задача. Вместо това, отделянето на повече време на главната задача ще ви позволи да продължите към останалите по-бързо.
Втората причина да се фокусирате върху голямата задача в началото, е за да премахнете негативните мисли, които имате. Колкото повече отлагате задачата, толкова по-трудно ще е да я започнете. Нежеланието за задачата, ще понижи мотивацията ви, което ще е причина да работите по-бавно по всяка друга задача. Ако приключите с голямата задача по-бързо, ще можете да продължите напред към останалите.
Постовете си много и малки цели
Въпреки че препоръчваме първо да се заемете с голямата задача, това не означава, че трябва да се справите с нея на един път. Вземете голямата задача и я разбийте на по-малки парчета. Например, първото малко парче може да бъде “съставяне на план”, следващото може да бъде “проучване”, след това “създаване”, и накрая “редактиране”.
Разбира се, този пример може да не съвпада с вашата бизнес структура, но идеята е ясна. Вземете голямата задача с определени крайни срокове и я разбийте на изпълними блокове. Тази концепция е позната като “микро продуктивност”. С нея задачата става по-изпълнима и може да намали тенденцията да се отлага.
Като отмятате по-малките задачи, вие имате усещането за успех и продуктивност. Това ви дава сила и енергия да продължите към следващата задача. Изграждате си топка растящ оптимизъм, като завършвате тези малки и “лесни” задачи. И когато приключите деня, ще можете визуално да проследите колко голяма част от главната задача е била изпълнена и по този начин, да придобиете по-ясна представа за времевата рамка на проекта. Също така, малките задачи служат като добра система, с която ще можете да видите ясно прогреса си.
Без тези малки цели, записани и проверявани, може да имате усещането, че работите върху едно и също нещо без край, и нямате никаква представа колко време ще продължи този процес. Това премахва неприятното усещане и ви оставя със структурирана работа.
Направете си времеви блокове за задачите
Ако редовното отлагане идва от липса на мотивация, поставянето на времеви ограничения може да предизвика ума ви да се концентрира. “Разделяне на времеви блокове” е процес, в който вие отделяте определен интервал от времето, за да изпълните конкретна задача. Например, първият час от деня ви може да бъде посветен на отговаряне на имейли. Вторият – на преразпределяне на задачите, третият – на приключване на проекти. Графикът може да бъде напечатан, закачен на дъска, или дори отбелязан с аларми на телефона ви. Целта на времевите отрязъци е да не ви позволява да правите всички задачи едновременно. Ако знаете, че имате един час сутринта, за да се справите с имейлите си и още един следобед, тогава няма да е необходимо да отговаряте на всяко съобщение, което получите, докато работите.
Вече знаете, че имате време посветено на определена задача, така че можете да заглушите тези разсейвания и да им обърнете внимание в по-удобно време. Разпределението на времето е друг начин, по който можете да предотвратите работенето върху повече от една задача. Най-полезно е на работни места, където поръчки и съобщения идват по време на работа. Може да се усеща претоварващо и напрягащо, когато някои наруши работният ви режим с имейл. Вместо да прекъснете процеса си и да отговорите на имейла, знаете, че това може да почака.
Тези времеви разпределения също помагат да се запомнят и други задачи, без излишна тревога. Неотвореният имейл ще получи отговора си, когато стане време да прегледате отново пощата си. Не трябва да се тревожите, че ще забравите, защото графика ви няма да ви позволи.
Изполвайте правилото на двете минути
Правилото на двете минути ще ни помогне да изпълним малките задачи, които имаме, докато очакваме нещо друго да се случи. Например, ако принтирате голямо количество документи, но имате и няколко малки задачи, които чакат да бъдат свършени, можете да запълните времето като свършите тях, докато принтера върши своята работа. Това ще ви позволи да уплътните времето си добре. Може да забележите, че голяма част от задачите ви са малки, но необходими, и ако ги оставите последни, както предполага четвъртия ни съвет, тогава просто няма да ги изпълните.
Помислете как бихте могли да комбинирате правилото на двете минути със разпределението на времето, за да сте сигурни, че тези малки задачи са приключени. Например, докато чакате кода ви да се компилира, това може да е перфектното време за времеви блок. В него, може да приключите всички малки задачи, които по принцип биха ви отнели не повече от две-три минути. Основната идея на правилото на двете минути е да оползотворите всяка минута. Разходката до стаята за почивка, за да си направите чаша чай, ви дава време да помислите и ако просто стоите и чакате друга задача да бъде приключена първа, пренастройте начина си на разсъждение, и направете тази задача за две минути.
